En todas las organizaciones o empresas, existen procesos repetitivos que ocupan una buena parte de la carga laboral de nuestros trabajadores. Por ello, dentro del paquete de Microsoft Office 365 tenemos disponible una herramienta llamada Power Automate orientada al entorno profesional, que permite a las empresas aumentar la productividad de todos sus empleados, asumiendo todas aquellas tareas rutinarias que podemos programar.

¿En qué consiste y para qué sirve?

Power Automate es una herramienta de automatización de procesos de negocios, diseñada por Microsoft para incrementar de forma exponencial la productividad en el trabajo, que nos permite conectar varias aplicaciones (de Microsoft 365 o de terceros) para el intercambio de información y la transferencia de datos, sin la necesidad de hacerlo manualmente.

Microsoft te ofrece la posibilidad de reducir tu carga de trabajo en procesos repetitivos, independientemente del puesto que ocupes dentro de una organización, y a tu empresa le permite aumentar la productividad de sus empleados, así como simplificar muchos procesos de comunicación interna o externa.

Existen varias licencias, en función de las necesidades de cada empresa, pero los precios oscilan desde los 15$ mensuales por trabajador hasta los 500$ mensuales por 5 flujos, que posibilita a equipos, departamentos u organizaciones enteras, implementar varios flujos con capacidad reservada sin tener que comprar licencias para cada usuario final.

¿Cómo funciona?

En primer lugar, debemos decidir que tareas podemos automatizar, en función de las necesidades de cada empresa. Microsoft nos ofrece la posibilidad de consultar varias plantillas, con varios ejemplos de procesos, como guardar en una carpeta de la nube los archivos adjuntos que se reciban en un determinado email, o enviar una respuesta automática cuando se recibe un mensaje a través del chat de contacto en la web corporativa.

Todos estos procesos automáticos, llamados flujos, se realizan a través de conectores, las aplicaciones que queremos conectar entre ellas, y que tienen tres elementos importantes:

  • Los triggers o desencadenadores. Aquellas acciones que provocan el inicio del flujo de trabajo como, por ejemplo, “cuando se guarde un archivo nuevo en una carpeta específica”.
  • Las acciones. Aquellas respuestas a los triggers, por ejemplo, “enviar un correo electrónico a cierta persona” y “guardar una copia del archivo en la nube”.
  • Las conexiones. Microsoft te pedirá introducir tus datos de acceso (nombre y contraseña) de cada una de las aplicaciones que quieras conectar en Power Automate.

Ventajas de Microsoft Power Automate

  • Integración sencilla con varias aplicaciones. Podemos conectar aplicaciones de Microsoft, como Teams o BI, y con servicios de terceros, como Slack, Twitter, Facebook, Dropbox o Trello.
  • Automatización de procesos rápida y segura. Podemos construir flujos de trabajo seguros de manera sencilla e instantánea en un click.
  • Compartir y acceder a los datos más relevantes. Podemos mover fácilmente los datos de una aplicación a otra, facilitando el trasvase de información a nivel interno.
  • Inteligencia artificial. Capacidad de automatizar tareas manuales tediosas de manera preestablecida.
  • Ahorro de tiempo. Se incorporan flujos de trabajo eficientes a muchas funciones, permitiéndonos trabajar de manera más eficaz gracias al ahorro de tiempo.

Si deseas aprender más, en Formadores IT te ofrecemos de manera gratuita un manual de Power Automate y te invitamos a participar en nuestro curso de Microsoft Power Automate, impartido en modo online y con una duración de 40 horas, que estará disponible a partir del 14 de abril, con el que aprenderás a sacarle todo el potencial a una herramienta imprescindible en cualquier empresa que trabaje con grandes flujos de datos e información. Además, también puedes ampliar tus conocimientos, incluyendo formación en Power Apps para profesionales, a través de un curso online de 8 horas.

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