Microsoft revoluciona el concepto de «en la nube» gracias a Office365. Este software tiene numerosas ventajas que harán crecer y optimizar tu negocio.

Proporciona los beneficios por excelencia de herramientas como Word, Excel, OneNote y, además, facilita a la organización la gestión eficiente de sus registros. Todos los componentes de Office 365 se pueden administrar fácilmente a través de un portal en línea.

Mantenerse productivo en la oficina moderna requiere muchas herramientas tecnológicas. Se espera que los empleados realicen su trabajo de manera rápida y efectiva, y este enfoque en la eficiencia ha llevado a las Pymes a buscar herramientas que contribuyan a lograr esa eficiencia y eficacia empresarial, que es tan valiosa para cualquier empresa hoy en día.

Ventajas de Office 365:

Los usuarios pueden trabajar desde cualquier lugar

Basta con una conexión a Internet y podrás trabajar desde cualquier lugar. Todo está en la nube, tus correos electrónicos, tus archivos y los programas de Office. Esto es muy útil para las empresas con empleados en remoto, los que viajan con frecuencia o como una ventaja para la conciliación personal. El software se ejecuta en un centro de datos de Microsoft, por lo que tan solo necesitamos una conexión a Internet y tu fuerza laboral.

Seguridad y confianza

Un error común acerca de la nube es que no es seguro. Con Office 365, es Microsoft quien asume toda la responsabilidad de la seguridad y la confiabilidad. El almacenamiento de todos sus datos en la nube con Office 365 elimina el coste de comprar hardware y contar con salas para almacenar los servidores.

incluso gratuito hasta 25 usuarios para las pymes como es la solución Office 365 Manager Plus Console. Además, la nube es más respetuosa con el medio ambiente y la recuperación ante desastres se realiza mediante la inclusión de sistemas de respaldo en caso de que los datos estén dañados, junto con otros beneficios. Con Office 365 está garantizada la recuperación de datos en la nube y es más rápida y menos costosa. El correo electrónico tiene una protección especial contra el spam y el malware. Otro punto muy importante de señalar es que Microsoft está en continua actualización de sus sistemas de protección y vigilancia contra las amenazas informáticas. Al tener todo en su nube, ellos están más capacitados de monitorizar la seguridad para prevenir o detectar ataques.

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Pago por suscripción

Office 365 está basado en la suscripción. Esto significa que la empresa pagará una cuota mensual por cada usuario. En lugar de reservar una parte anual alta del presupuesto, destinaremos una cuota mensual baja. Los planes se pagan mes a mes, por lo que será más fácil mantener las cuentas al día. Además, podemos desactivar una licencia cuando queramos o no la necesitemos, lo que provoca un gran ahorro de dinero.

Otra característica de esta ventaja es la escalabilidad, hacia arriba o hacia abajo. Office 365 crecerá cuando la empresa lo haga, y al revés, si no necesitamos tantas licencias podemos cancelarlas.

Todos colaboran

En la mayoría de las organizaciones, trabajar en equipo es la mejor forma de sacar un negocio. Todos pueden colaborar, contribuir o editar un documento. Los cambios son al momento y todo está siempre guardado.

Así se elimina la problemática de saber cuál es la última versión guardada y qué documento necesita ser cambiado. Esto es algo que ralentiza mucho la productividad del equipo. Así, con Office 365 se puede compartir el acceso directo a los archivos, en lugar de enviarlos como adjuntos.

El gran reto ahora, es que todo el equipo sepa trabajar con Microsoft Teams como nueva solución colaborativa ( documentos, tareas, canales, proyectos, reuniones, llamadas, etc. ) y fácilmente integrable con otras soluciones propias de Office 365 como es Microsoft Planner o bien soluciones de terceros como Slack o Trello.

Por nuestra experiencia, los empleados son reticentes a su uso, por la falta de formación y escasa usabilidad de las soluciones por ello hemos desarrollado una serie de cursos Office 365 online de modo que con dicha formación puedan disponer de una formación práctica entorno al buen uso y buenas prácticas de las distintas soluciones.

Otra de las funcionalidades estrella para la colaboración en la gestión de los datos sería la herramienta Power BI donde la empresa podrá configurar completos cuadros de mando de modo gratuito en la versión Desktop, y para poder compartir dichos informes disponen de Power BI Pro donde por unos 8 €/usuario/mes se presenta como una de las soluciones más económicas del mercado. Si deseas adentrarte en el mundo del modelado y diseño de cuadros de mando, recordaros que disponemos de un curso power bi online muy económico en la versión autoestudio por 180 € o bien tutorizado y 100% bonificable por Fundae por 280 € en 40 horas. En el siguiente vídeo podrás encontrar el temario que se verá durante el curso.

Siempre a la última

Las últimas versiones siempre están disponibles como parte de la suscripción a Office 365. Esto significa que no hay que ir ordenador a ordenador desinstalando las versiones antiguas y reemplazándolas con las nuevas. Microsoft realiza de manera constante actualizaciones de los programas y también de protección para evitar parches de seguridad.

Planes a medida

Las características de Office 365 combinan planes para que se adapten a las necesidades de cada empresa. Office 365 tiene 7 planes para atender a empresas de todos los tamaños. No todos tienen las mismas necesidades y Office 365 no sólo se adapta a la empresa, sino que también se adapta a cada trabajador. Si un determinado departamento necesita un programa que otro equipo no, se puede sacar del plan para ahorrar costes.

Nuevas Tendencias de Office 365: la automatización de tareas repetitivas

Con la aparición de Microsoft Power Apps y Microsoft Power Automate, Microsoft trata de ofrecer una solución LowCode, de modo que los propios empleados puedan desarrollar sus propias aplicaciones para automatizar tareas repetitivas bien mediante conectores predefinidos, o bien mediante las construcción de aplicaciones complejas para la definición de flujos y acciones personalizadas.

Resulta un gran avance, que trataremos en post posteriores así como recordaros que a partir del 14 de Abril tendremos disponible el curso power automate online de modo que podréis acceder a un curso práctico para comenzar a gestionar esta maravillosa herramienta que permitirá a las empresas iniciarse en Robotic process Automation, donde igualmente disponemos soluciones formativas nativas entorno al curso UiPath y el curso Blueprism para aquellas empresas que deseen profundizar en dichas soluciones de automatización.